Cómo usar plantillas de Excel para organizar tu presupuesto personal

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junio 6, 2023

A veces es un deseo, otras veces una necesidad. Y, en circunstancias extremas, es algo ineludible.

Llevar un registro de tu presupuesto personal tiene muchos beneficios, pero también conlleva desafíos como la disciplina, el orden y la constancia.

Las Cajas de Compensación de Chile cuidan tu bolsillo, así que en este artículo te explicaremos cómo puedes usar plantillas de Excel (hojas de cálculo) para organizar tu presupuesto personal.

Excel es un programa muy avanzado que te permite crear y adaptar tus propias plantillas, o descargarlas desde otros sitios web. Lo que te mostraremos sirve tanto para la versión de Excel Microsoft como de Google Drive, también conocida como Google Sheets.

Si no sabes cómo utilizar una de estas plantillas, llega al final de este artículo para que te mostremos un paso a paso.

Primero, ¿qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un formato de archivo digital que permite al usuario organizar y calcular datos estructurados en una tabla.

Esa tabla está compuesta por una unidad básica: la celda. La celda es una especie de casillero en el que se pueden ingresar datos, desde texto hasta números.

El conjunto de celdas se ordena verticalmente, a través de columnas, y horizontalmente, a través de filas. Y cada celda tiene su nombre dependiendo de la columna y la fila en la que se encuentra.

Por ejemplo, la celda C4 está en la columna C y en la fila número 4.

Ten presente esta estructura básica para cuando te enfrentes a tu planilla de presupuesto.

Dato curioso: la hoja de cálculo fue codesarrollada por Dan Bricklin en 1979, bajo el nombre VisiCalc, que después fue la base para Excel y Google Sheets. En esta charla Ted explica cómo fue el proceso de creación de la hoja de cálculo.

Qué son las plantillas de presupuesto y por qué son útiles para tus finanzas personales

Una planilla de presupuesto es un archivo de hoja de cálculo de Excel que contiene la estructura necesaria para organizar tu presupuesto personal o familiar.

Esa estructura, como mencionamos, contiene columnas, filas, fórmulas y estilos enfocados precisamente en el manejo presupuestario.

Por ejemplo, puedes hacer un seguimiento de tus ingresos y gastos, y tener una fórmula que calcule automáticamente tu saldo.

Una de las gracias de internet es que no es necesario hacer cosas desde cero porque probablemente alguien ya hizo una planilla de presupuesto y la ha puesto a disposición de todo el mundo. Y gratis. Más adelante en este artículo te mostraremos dónde puedes encontrar este tipo de recursos.

Cómo elegir la mejor plantilla para mi presupuesto personal

Al comienzo de este artículo mencionamos que Excel es un programa muy avanzado.

Eso implica que una plantilla de presupuesto puede ser muy sencilla o muy compleja, dependiendo de las necesidades del usuario que quiere llevar el registro.

Mientras más sencilla la plantilla, más fácil de personalizar. Mientras más compleja, menos intervención harás en su diseño.

¿Cómo elegir o en qué debes fijarte para saber qué plantilla de presupuesto te servirá? Te dejamos tres ideas:

Periodo de tiempo: fíjate qué tipo de presupuesto puedes registrar. Por ejemplo, algunas plantillas muestran un total por mes mientras que otras permiten llevar el registro día a día, semanal o quincenalmente.
Categorías: este es un campo en el que más podrías intervenir. Las plantillas pueden tener categorías estándar, como vivienda y alimentación, pero puede que tú quieras personalizar esos campos y ser más específico.
Personalización: esto es clave si no eres un usuario experimentado de Excel. Cuando una plantilla es muy compleja y contiene muchas fórmulas de cálculo (sumas, restas, etc.), puede que no puedas modificar la plantilla sin pasar a llevar el diseño original.

Dónde puedo descargar una plantilla para mi presupuesto personal

Estos son algunos pasos y lugares para que puedas encontrar plantillas para tu presupuesto personal o familiar:

Entra a Google o Bing y busca “plantillas descargables para presupuesto personal” o una frase similar. Usando el signo “+” puedes agregar la palabra “Excel” o lo que quieras para afinar aún más la búsqueda.
En el sitio de Microsoft 365 encontrarás algunos diseños agrupados en la categoría de “Finanzas personales”. Mueve el mouse sobre el diseño que quieras usar y presiona la opción “Customize in Excel” (personaliza en Excel).
Si usas Google Drive (Google Sheets), explora su panel de plantillas para hojas de cálculo. Ahí encontrarás un diseño para presupuesto anual y otro para presupuesto mensual.
En Vertex42 puedes encontrar diseños para presupuesto personal, presupuesto familiar o registro de ingresos y gastos. Eso sí, considera que estas plantillas están en inglés.

Recuerda que si usas un diseño de Google Sheets lo puedes descargar en formato .xls y utilizar en Excel de Microsoft.

¿Cómo puedo personalizar una plantilla en Excel?

Esto dependerá, por cierto, de la plantilla que elijas para llevar un registro de tu presupuesto personal o familiar.

Pero hay algunos campos que es probable que encuentres que pueden ser modificados y personalizados.

Estilo. En Excel y Google Sheets puedes modificar la tipografía, su tamaño, el color del texto, el color de fondo de la celda y el color que rodea a la celda. Ese es un primer paso por si quieres personalizar aún más el diseño de tu plantilla.
Encabezados o categorías. Para editar un texto haz doble clic (o presiona F2) en la celda correspondiente y escribe el nombre que quieras.
Columnas. Puede que quieras agregar o quitar columnas de la plantilla. Para eso posiciona el cursor del mouse sobre la letra de la columna, haz clic derecho y presiona “Eliminar columnas” o “Insertar columnas”.

Ten en cuenta que las plantillas para descarga suelen tener indicaciones sobre qué campos o espacios puedes intervenir y cuáles no. Así evitarás generar un problema de cálculo o funcionamiento de la plantilla.

Paso a paso: cómo usar la plantilla de presupuesto mensual de Google Sheets

Para probar cómo funciona una plantilla de presupuesto te mostraremos un paso a paso. Para descargar la plantilla que usaremos entra a docs.google.com/sheets y selecciona la opción «Presupuesto mensual». Si no usas los servicios de Google, descarga esta versión para Microsoft Excel:

Plantilla-presupuesto-mensual Descarga

Vamos por parte.

Paso 1:

Presta atención siempre cuántas hojas tiene la plantilla. En este caso hay dos: una de “Resumen” que está en azul, porque es la hoja que estás viendo, y otra hoja para registrar “Transacciones”. Fíjate que el candado en la hoja de resumen ya indica que hay algunas celdas en la hoja que no debes modificar.

Paso 2:

Revisa las indicaciones sobre edición que puedes hacer en el documento. En esta plantilla puedes modificar solamente las celdas sombreadas y se advierte que no modifiques aquellas celdas que contengan fórmulas.

Paso 3:

Si la plantilla tiene una celda para registrar tu saldo inicial, ingresa el monto. Esto permitirá calcular un saldo final cuando empieces a agregar tus gastos del mes.

Paso 4:

En las secciones de “Gastos” y “Ganancias” puedes modificar las dos columnas que están sombreadas: las categorías (por ejemplo, Comida en Gastos o Sueldo en Ganancias) y el monto previsto para gastar o ganar. Esas cifras estimadas, especialmente las de los gastos, te permitirán ver cuál es la diferencia con la cifra real.

Paso 5:

Pasemos a la siguiente hoja, la de “Transacciones”. Ahí encontrarás nuevamente las secciones de “Gastos” y “Ganancias”, pero ahora puedes ingresar el detalle. Tienes una columna de fecha, importe (el valor del gasto o la ganancia), descripción y un menú desplegable para elegir la categoría. Si agregas un importe y vuelves a la hoja de Resumen podrás ver la modificación de los totales y el saldo final.

Esta fue tu primera aproximación a una plantilla para tu presupuesto personal o familiar. Recuerda editar solamente las celdas que pueden ser editadas, para no intervenir en las fórmulas para hacer los cálculos presupuestarios.

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