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En el trabajo, a las personas se les puede solicitar que realicen diferentes actividades o tareas de manera diaria o semanal, pero, a veces, los empleados no pueden cumplir con los objetivos, debido a que no supieron cómo organizar todo lo que se les solicitó hacer.
Debido a lo anterior, es importante que los trabajadores conozcan lo relevante que es saber reconocer e identificar cuáles son las tareas más importantes, para así poder priorizarlas y llevarlas a cabo en orden.
¿Cómo organizar las prioridades en el trabajo?
Para poder organizar en orden de importancia las actividades en el trabajo, Indeed indica que las personas deberían realizar los siguientes pasos:
Establecer cuáles son las tareas más importantes
Esto se puede determinar de varias formas, siendo una de estas los plazos de entrega, las expectativas del equipo o si es que se aceptó realizar alguna solicitud especial.
Utilizar un calendario
Tras decidir cuáles son las actividades más importantes, se sugiere programar estas en un calendario, esto ya que puede facilitar el cumplir las metas si es que se visualiza día a día.
Gracias a la tecnología, este calendario también puede estar en el computador o en el celular, aunque se recomienda que esté diariamente a la vista del trabajador, para que así tenga un recordatorio visual.
Determinar límites
Para poder realizar las tareas, se sugiere que la persona priorice sus tareas diarias al establecer tiempos específicos de concentración, en donde no aceptará llamadas o revisará correos electrónicos.
Debido a lo anterior, se recomienda que la persona les explique a sus compañeros que no la distraigan con temas si es que no son urgentes, por lo que se les debe hacer saber que estará ocupada.
Tomar descansos
Tener distracciones durante la jornada laboral es normal, por lo que se recomienda programar y tener descansos a lo largo del día, ya que esto permitirá un tiempo de relajación para volver a concentrarse.
Estos descansos pueden ser tanto para salir a dar una breve caminata, como tomarse un café o comer algo especial.
Apoyarse en la tecnología
Existen aplicaciones para toda clase de funciones, como para contabilizar el tiempo o, simplemente, un calendario que entregue notificaciones para recordar cada tarea que se debe realizar.
Incluso, se puede utilizar el temporizador del celular para no pasarse del tiempo establecido para el descanso.
Realizar una tarea a la vez
El objetivo de priorizar es saber a qué tarea se le debe prestar atención primero, por lo que se debe poner toda la atención en completar esta y terminarla.
Una vez que esa tarea esté lista, se puede pasar a la siguiente en la lista, ya que así la persona podrá asegurarse de realizar un buen trabajo y no uno a medias.
Delegar
En caso que las tareas que se deban realizar, también tienen que contar con la participación de otros compañeros, la persona puede crear una lista y delegar las responsabilidades entre los demás integrantes en orden de importancia de acuerdo a la fecha de entrega.
¿Cómo priorizar tareas en el trabajo siendo líder?
En caso de ser el líder de un equipo de trabajo, Forbes señala que existen diferentes opciones al momento de escoger cómo ayudar a los integrantes de su grupo a priorizar tareas, siendo estas las siguientes estrategias:
- Entregar información clara: El líder de un equipo debe conocer desde un principio cuáles son las metas, la organización y las prioridades para que todos sepan en qué deben enfocarse al momento de trabajar.
- Ayudar al equipo a comprender sus tareas individuales: Al brindar conocimiento sobre la importancia de estas, los integrantes podrán notar el valor de su trabajo para que un proyecto funcione.
- Animar al equipo a priorizar tareas en función a su importancia: Al establecer cuál es la urgencia de cada una, las personas sabrán cuál es el trabajo que deben realizar primero.
- Proporcionar recursos y apoyo: Con herramientas y orientación, las personas podrán realizar sus actividades de la mejor manera posible.
- Supervisar y orientar: Para que se pueda lograr las metas, es bueno recordar y realizar comentarios con respecto al trabajo esperado.
